Libertà tal-Informazzjoni
Dejta personali li tinsab imniżżla f’atti pubbliċi hija aċċessibbli għall-pubbliku skont ma jipprovdi l-Kap. 55. Dan ifisser li, peress li huma dokumenti pubbliċi, l-atti kollha huma aċċessibbli biex jarahom il-pubbliku, basta l-persuna li tistaqsi għall-att jew testment pubbliku partikulari tindika l-isem tan-nutar u d-data preċiża meta l-att jew testment jiġi ppubblikat. Kopji legali (awtentikati) jew informali tal-atti jinħarġu fuq talba tal-klijent. Għal dak li għandu x’jaqsam ma’ testmenti, irid jinġieb iċ-ċertifikat tat-testatur jew testatriċi jekk it-testment ikun ġie ppubblikat fl-aħħar mitt sena. Jekk xi ħadd ikun diġà fil-pussess ta’ ċertifikat tal-mewt, dan jista’ jippreżentah meta jordna kopja. It-testatur jew testatriċi, jew inkella persuna awtorizzata minnu jew minnha (bis-saħħa ta’ prokura speċjali) jistgħu jaraw it-testment tagħhom u/jew jitolbu kopja tiegħu wara li jippreżentaw il-karta tal-identità. Il-klijenti jistgħu jfittxu kopji tal-atti nutarili billi jżuru l-Portal tal-Atti Nutarili. Jekk l-att meħtieġ ma jkunx disponibbli online, wieħed jista’ jisottomessa ordni permezz ta’ dan il-portal. Il-ħlasijiet għas-servizzi li tipprovdi t-Taqsima tal-Arkivji huma regolati taħt it-Taqsima II tal-Iskeda annessa mal-Kap 55 tal-Liġijiet ta’ Malta.
Informazzjoni dwar id-dikjarazzjoni ta’ għanijiet u s-servizzi pprovduti minn dan id-dipartiment tinsab fuq il-websajt https://ntg.gov.mt (li jaqa’ taħt il-mandat tal-Ministeru. Din l-informazzjoni tinsab ukoll fil-Quality Service Charter tal-Ministeru.
L-Uffiċċju tan-Nutar tal-Gvern u l-Arkivji Nutarili huwa impenjat bis-sħiħ li jħares ir-rekwiżiti u d-dispożizzjonijiet li jinsabu fl-Att dwar il-Libertà tal-Informazzjoni (Kapitlu 496 tal-Liġijiet ta’ Malta) li għandu l-għan li jwettaq aktar responsabbiltà u trasparenza fil-Gvern. L-Att dwar il-Libertà tal-Informazzjoni jpoġġi obbligazzjonijiet fuq l-aworitajiet pubbliċi (inklużi ministeri, dipartimenti u entitajiet fis-settur pubbliku) sabiex jagħtu aċċess għad-dokumenti li għandhom, skont kif jeħtieġu d-dispożizzjonijiet tal-Att.
Kategoriji ta’dokumenti f’idejn id-Dipartiment/Direttorat/Entità
Minbarra li huwa repożitorju ta’ atti nutarili (atti u testmenti pubbliċi), li huma dokumenti eżenti skont l-artikolu 5(1)(d) tal-Att dwar il-Libertà tal-Informazzjoni, l-Uffiċċju tan-Nutar tal-Gvern u l-Arkivji Nutarili jżomm dokumenti taħt il-kategoriji wiesa’ li ġejjin:
- Fajls amministrattivi
- Fajls uffiċjali marbuta mal-pubblikazzjoni ta’ atti nutarili skont kif ikun mitlub;
- Fajls uffiċjali oħrajn li għandhom x’jaqsmu ma’ kwistjonijiet nutarili, inklużi l-eżami tal-warrant ta’ nutar u r-riċerkaturi li japplikaw għal ħlasijiet ridotti fuq servizzi mogħtija mill-Arkivji Nutarili;
- Rapporti annwali;
- Statistika u rapporti ta’ kull xahar;
- Fajls u korrispondenza dwar Mistoqsijiet Parlamentari (PQs);
- Pjanijiet ta’ prestazzjoni u rapporti;
- Memos interni;
- Fajls dwar korrispondenza ġenerali mħallta;
- Korrispondenza bl-email;
- Ktieb tar-rekords tal-posta u reġistru tal-korrispondenza imwassla bl-idejn;
- Dejta abbażi tal-kompjuter li tirrigwarda atti nutarili;
- Gazzetti tal-Gvern;
- Indiċi ta’ volumi nutarili fl-Arkivji;
- Reġistri fl-Arkivji fejn jinżamm rendikont dettaljat tal-kopji tal-atti ordnati u l-ħlasijiet relattivi;
- Reġistri tal-atti ppubblikati min-Nutara tal-Gvern;
- Dokumentazzjoni u fajl dwar l-inventarju;
- Fajls li jkun fihom informazzjoni finanzjarja, rapporti finanzjarji, approvazzjoni ta’ nfiq u ppjanar tal-baġit;
- Vawċers ta’ ħlas, fatturi, local purchase orders, kotba tar-riċevuti, fatturi tal-kontijiet tat-telefon, kwotazzjonijiet u dokumenti oħrajn;
- Reġistri (log books) tal-użu tal-karozza;
- Lista dwar kuntratti tat-tindif;
- Rendikont tal-attendenza (attendance sheets);
- Fajls personali tal-impjegati tad-Dipartiment;
- Rendikonti ta’ jiem ta’ vakanza u jiem ta’ mard meħuda mill-impjegati, u ċ-ċertifikati konnessi magħhom;
- Performance Management Plans (PMPs) u formoli tal-PMP li jinżammu għal kull impjegat;
- Lista tal-impjegati fid-Dipartiment;
- Korrispondenza dwar assistenza għall-klijenti;
- Kopji tal-Karta dwar Servizz ta’ Kwalità (Quality Service Charter);
- Kwistjonijiet u korrispondenza dwar protezzjoni tad-dejta;
- Kwistjonjiet u korrispondenza dwar libertà tal-informazzjoni.
Manwali u dokumenti simili użati għat-teħid ta’ deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet
Apparti mil-liġijiet, speċjalment il-Att dwar il-Professjoni Nutarili u Arkivji Nutarili (Kap. 55 tal-Liġijiet ta’ Malta) li jirregola l-professjoni nutarili, id-Dipartiment għandu l-manwali u dokumenti ta’ referenza li ġejjin sabiex jassistuh fit-teħid ta’ deċiżjonijiet:
- Il-Kodiċi ta’ Tmexxija tas-Servizz Pubbliku (Public Service Management Code – PSMC) ippubblikat mill-Uffiċċju tal-Prim Ministru, li jittratta dwar politiki ta’ riżorsi umani u tmexxija. Il-PSMC jiġbor flimkien b’mod konċiż ir-regolamenti, ċirkulari u politiki kollha fis-seħħ dwar it-tmexxija ta’ riżorsi umani, fl-oqsma tar-relazzjonjiet mal-impjegati (employee relations) u r-riżorsi fis-Servizz Pubbliku, inklużi miżuri li jiffavorixxu l-familja.
- Il-Manwal dwar l-Iżvilupp tal-Istaff fis-Servizz Pubbliku – partikularment għal dak li jirrigwarda l-atti nutarili b’rabta ma’ uffiċjali li jidħlu għal taħriġ sponsorjat u jintrabtu li jservu lill-Gvern wara t-tmiem b’suċċess tat-taħriġ;
- Direttivi maħruġa mis-Segretarju Permanenti Ewlieni;
- Ċirkulari tal-Uffiċċju, inklużi cirkulari tal-Uffiċċju tal-Prim Ministru (OPM) u cirkulari oħrajn;
- Politika għall-Protezzjoni tad-Dejta – din tiddelinea l-politika segwita mid-Dipartiment fi kwistjonijiet li għandhom x’jaqsmu mal-ipproċessar tad-dejta personali li għandu skont l-Att dwar il-Protezzjoni tad-Data (Kap 440 tal-Liġijiet ta’ Malta), inkluża l-politika dwar żamma tad-dejta;
- Linji gwida u proċeduri skont l-Att dwar il-Libertà tal-Informazzjoni (Kap. 496 tal-Liġijiet ta’ Malta).
Talbiet li jirrigwardaw il-Libertà tal-Informazzjoni (FOI)
Dikjarazzjoni dwar l-informazzjoni li jeħtieġ li tkun disponibbli għall-membri tal-pubbliku li jixtiequ li jkollhom aċċess għal dokumenti uffiċjali mill-awtorità pubblika, liema dikjarazzjoni għandha tinkludi d-dettalji tal-uffiċjal jew uffiċjali li lilhom it-talba għall-aċċess trid tintbagħat:
Dr Paul Callus
Uffiċċju tan-Nutar tal-Gvern,
2, Triq Mikiel Anton Vassalli,
Valletta VLT 1310
indirizz tal-email: foi.ntg@gov.mt
L-Uffiċċjal FOI Alternattiv (Dr Hubert Theuma) jista’ wkoll jiġi kkuntattjat fuq l-istess indirizz hawn fuq indikat.
Jekk applikant ma jkunx soddisfatt bil-mod kif it-talba tiegħu ġiet trattata, huwa jista’ jagħżel li jressaq ilment quddiem l-Awtorità Pubblika fi żmien 30 ġurnata mid-data tal-aħħar komunikazzjoni rilevanti min-naħa tal-Awtorità Pubblika.
L-ilmenti jistgħu jitressqu fuq il-portal tal-FOI billi jintuża l-E-ID jew il-formola onlajn; jew billi tintbagħat email.
Il-ġranet tax-xogħol tad-Dipartiment huma mit-Tnejn sal-Ġimgħa; il-ħinijiet tal-ftuħ huma mis-7:15 sat-15:30 is-sena kollha.
Il-ħinijiet tal-ftuħ tal-Arkivji Nutarili huma: 7:30 sat-15:00 is-sena kollha.
Informazzjoni rigward id-dikjarazzjoni ta’ għanijiet u s-servizzi pprovduti minn dan id-Dipartiment tinstab fuq il-websajt https://ntg.gov.mt. Il-websajt fiha informazzjoni dwar, inter alia, l-istrutturi, il-funzjonijiet u r-responsabbiltajiet tad-Dipartiment, skont l-artikolu 17 tal-Att dwar il-Libertà tal-Informazzjoni. Il-pubbliku jista’ jispezzjona atti nutarili (atti pubbliċi u testmenti) u jordna kopja tagħhom, liema aċċess huwa regolat mid-dispożizzjonijiet tal-Att dwar il-Professjoni Nutarili u Arkivji Nutarili (Kap 55 tal-Liġijiet ta’ Malta), li jirregola l-Arkivji Nutarili.
Kategoriji oħrajn ta’ dokumenti li jistgħu jiġu svelati lill-pubbliku huma aċċessibbli bis-saħħa tal-Att dwar il-Libertà tal-Informazzjoni u skont il-ħlasijiet hemm stabbiliti.